FTC värskendas hiljuti andmete säilitamise nõudeid ettevõtetele, kes pääsevad juurde mitte helistamise registrile (DNC). Kuigi muudatused tunduvad lihtsad (juurdepääsu jälgimise kuupäev, SAN-i number jne), võivad need anda märku FTC eelseisvatest jõustamismeetmetest. Artiklis käsitletakse uusi nõudeid ja antakse nõuandeid, kuidas neid lihtsalt järgida.
Autor: Isaac Shloss – 24.04.2024 , Selguse ja enesekindlusega vastavusse viimine.
Olge kursis, hoidke end vastavuses.
FTC on välja andnud uued registripidamise reeglid, mis on seotud juurdepääsuga Do Not Call Registry (DNC), ja kuigi need nõuded ei tundu olevat koormavad, näivad need olevat märku ootel olevatest täitemeetmetest.
Tutvustame uusi nõudeid ja seda, kuidas neid hõlpsalt täita.
registrile juurdepääsu saanud üksuse nimi
Alustades võib-olla kõige segadust tekitavast reeglist, saame keskenduda „olemite” jälgimisele. Kas olete kunagi lepingus märganud, et teatud sõnad on kirjutatud suurtähtedega ja tunduvad sageli kohatud? Noh, nende jaoks, kes elavad ja hingavad lepingute muudatustest, on see tavaline. Suurtähtede kasutamine viitab määratletud terminile. Näiteks võib lepingu alguses olla müügiüksusele viitamiseks määratletud sõna “Ettevõte” ja ostjale viitamiseks võib kasutada sõna “Klient”. See on oluline, et kui sõna “ettevõte” kasutatakse suure tähega “C”, viitab see konkreetselt määratletud terminile “ettevõte”, samas kui teoreetiliselt kasutatakse sama sõna väikese “c”-ga. viitaks sellele sõnale nii, nagu see üldkeeles eksisteerib.
Näiteks:see leping on sõlmitud Contact
Center Compliance’i (“Ettevõte”) ja Widgets R Us’i (“Klient”) vahel. “Klient” nõustub mitte jagama “Ettevõtte” puhastustulemusi ühegi kolmanda osapoole ettevõttega. Suurtäht “C” “ettevõte” viitab selles lauses kontaktikeskuse nõuetele vastavusele, samas kui väike “c” “ettevõte” viitab mis tahes kolmanda osapoole ettevõttele.
Sellele joonele mõeldes lootsin näha TSR-is terminit, mis on määratletud kui “üksus”. Kahjuks ei leidnud ma selget määratlust. Miks see oluline on? Oletame, et Widgets R Us – meie fiktiivne uus klient – teeb nende kõnede haldamiseks koostööd BPO X-iga. BPO X näeb oma puhastusteenuste DNC.com kaudu käitamise väärtust, seega viivad nad puhastusteenuseid läbi Widgets R Us’i SAN-i abil (vt selle kohta lisateavet nr 3). Kes on selles olukorras üksus? Kas see on DNC.com – registrile juurdepääsu saanud olem, BPO X – puhastustaotluse algatanud üksus või Widget’s R Us – SAN-i seaduslik müüja ja omanik? Vastus on….Ebaselge! Ohutuse huvides soovitame jälgida kõiki, kes on “vahiahelas” – antud juhul kõiki kolme üksust. Kuigi see võib tunduda suurema pingutusena, kipub pingutus FTC-ga kaugele minema. Olen lugenud ja kuulnud, et kui FTC teie uksele koputab, ei jää märkamata siiras püüdlus olla vastavuses.
Pidage meeles, et FTC ei ole Suur
Paha Hunt – nemad on hunte jahtivad metsamehed. Lammas, kes teeb väikese eksimuse, ei näe sama tüüpi täitetoiminguid (mida olen C taseme täitevnimekiri näinud) kui telemarketingimaailma tõeliselt räigelt halvasti tegutsevad “hundid”.
DNC registrile juurdepääsu kuupäev
Kui mu lapsed suureks kasvasid, oli mul liiga levinud argument: “Sa ei lase mul kunagi seda teha” või “Sa ütle mulle alati “ei”. Kui küsite näidet – ainult understanding interpersonal üks kord, kui see juhtus –, vastatakse alati: “Noh, ma ei jälgi.” Ärritav! FTC nõustub, mistõttu ei ole “ma alati oma müügivihjeid puhastamine” piisavalt hea. Iga kord, kui puhastate seda plii (mida peate võib-olla regulaarselt tegema), pidage logi. Kui teie bank email list helistaja ei suuda seda jälgida, võtke ühendust meie meeskonnaliikmega, et arutada, kuidas saaksime selles arvestusprotsessis aidata.
Registrile juurdepääsuks kasutatav abonemendikonto number
See võib olla üks huvitavamaid. Veebruaris teatasime loost XCAST Labsi ja FTC vahelise kokkuleppe kohta . Huvitaval kombel pandi suurt rõhku sellele, et keelata klientidel mitte helistada registrit puhastada, kui neil pole SAN-numbrit. Kuigi ma ei näinud FTC kaebuses midagi, milles oleks sõnaselgelt öeldud, et XCAST lubas sellel igal hetkel juhtuda, oletasin, et võib-olla kahtlustas FTC seda. Teatasin, et Contact Center Compliance’is on meid teavitatud ettevõtetest, kes lubavad seda väga ebaseaduslikku protsessi. Huvitav, kas sel juhul oli midagi, millest FTC oli teadlik või on sellest saamas üldine hoiatus, mille nad kavatsevad enne kavandatud täitetoiminguid anda? Pidage meeles, et just eelmisel aastal algatas FTC ulatusliku jõustamismeetme väidetavate halbade osalejate vastu meie tööstuses. Kas midagi sarnast on plaanis ka 2024. aastal?
Sel aastal Arizonas toimunud kontaktkeskuste
vastavuse tippkohtumisel arutas Michele Shuster lühidalt SAN-i nõudeid. Ta märkis, et uurimise käigus on müüja SAN-number üks esimesi asju, mida DNC kaebuse puhul küsitakse. Tema kogemuse kohaselt kaotavad kõik, kes väidavad, et neil pole SAN-numbrit, kohe igasuguse võimaluse väita, et nad on DNC-loendiga vastuolus. Isegi kui nad oleksid nimekirja kontrollinud, ei teinud nad seda seaduslikult ja seetõttu pole tegemist kehtiva nühkimisega.
SAN-i salvestamine on sama lihtne kui mis tahes toote või teenuse registreerimistõendi salvestamine. Oluline on märkida, et FTC lisab teie kontole juurdepääsuks MFA nõuded, kuid praeguse ja aktiivse SAN-i omamine on lihtne protsess, mida lihtsalt ei tohiks tähelepanuta jätta ega vältida.
Telemarketingi kampaania(d), mille jaoks seda kasutati
Kampaania jälgimine võib tunduda üleliigne, kuid kui vaatate TSR-i tervikuna üle, on sellel palju mõtet. Kliendi telefoninumber võib kuuluda mis tahes organisatsiooni kampaaniate hulka ja olenevalt kampaania olemusest ei pruugi DNC reeglid alati kehtida. Lisaks on kampaaniatega seotud piiranguid, millest peaaegu kunagi enam ei räägita (st kõnest loobumise määrad). Nõuded on ka helistamisskriptide, reklaamide ja mitmesuguste muude reklaammaterjalide salvestamise kohta. Lisaks kipub kaasaegne kontaktkeskus säilitama selliseid dokumente pikema aja jooksul, kui tal pole muul põhjusel vaja oma dokumente sisemiselt auditeerida. Kui teie platvormil puudub see jälgimisvõimalus või vajate selles valdkonnas abi, võib Contact Center Compliance selles aidata!
Lõpuks näitab see otsus võib-olla tahtmatult, kui oluline on viia teie ettevõte kooskõlla tööstuse kaubandusrühmaga, mis aktiivselt oma liikmete nimel propageerib. See otsus viitab PACE Assotsiatsioonile, mis omal ajal oli Ameerika Ühendriikide kontaktkeskuste propageerimise ja harimise hääl. Need kommentaarid koostas Mac Murray & Shuster, samal ajal kui Michele Shuster töötas PACE peajuristina. Tol ajal PACE valitsusasjade esimehena oli au töötada koos temaga nende kommentaaride kallal, millele viidati selle artikli jooksul 77 korda. See näitab ka, et vaatamata FTC ja FCC kehtestatud eeskirjade suhtes tekkida võivatele tunnetele, võtavad nad siiralt arvesse selle protsessi käigus esitatud kommentaare. Kui asun nüüd juhtrolli REACHi valitsusasjade esimehena, ootan huviga järgmist peatükki tööstuse propageerimisest!
Kui teil on DNC-registri kasutamise
kohta küsimusi, võtke meie meeskonnaga ühendust juba täna. Contact Center Compliance loodi algselt selleks, et aidata klientidel järgida DNC-eeskirju, mistõttu paljud selles valdkonnas viitavad meile meie veebisaidi aadressiga -DNC.com!
Püsige nõuetele vastavaks, olles kursis DNC ekspertarvamustega.
Teie ühtne teenus kõigi nõuete täitmiseks.
